Office活用の近道!誰でも使えるテンプレを有効活用してみよう

みなさんは、どれくらいOfficeを活用していますか?

一昔前は、パソコンといえば、「WordとExcelぐらいしか使いません」とか聞きましたが、今では「ネットとメールぐらいです」とか「TwitterやSNS見るぐらいですね」と聞きます。

これはスマホが流行るのも当然ですね。

という話ではなく、今回は冒頭の問いかけ通り、Officeソフトの話です。

以前は基本スキルの一つのような扱いだったWordとExcelですが、実際のところどれくらい活用できている人が居るのかは怪しいところです。

作れないなら、出来上がった物を利用する

Wordは比較的カンタンで、そこまで手のこんだことをしなくても活用できますが、Excelの方はソフトの仕組み自体をある程度把握していないと中途半端なファイルしか作れなくて、常用するのが面倒になってしまいます。

しかしながら、きちんとしたファイルなんて作れない…
そういう人も多いことでしょう。

そういう時は逆転の発想で「作れないなら作らなければいい」と開き直りましょう。

よくパソコン関連では「無ければ作ればいい」の精神がありますが、わざわざ探せばあるものを作る必要はありません。

Excelを使う人が全員いろんなファイルを作れるようにならなくても、他人が作った物を使用させてもらえば、Excelは充分便利に利用できるのです。

Excelでどんなファイルを作る?

Excelを使う用途といえば何があるでしょうか?

思いつくものを挙げてみると、家計簿・出納帳・請求書・領収書・見積書・出欠表・勤務表・住所録・履歴書・経歴書…などなど

多くの場合は、資料・データベースか書類のたぐいです。

多岐に渡るといえば多岐に渡りますが、だいたい似た用途に使っている人がほとんどでしょう。

逆にいうと、Excelを使っている人はだいたいそういった資料や書類の作成に使っているということです。

いろんな人が使っているというのはパソコン関連においては「多くの人が必要としている物」は探せば見つかることが多々あります。

公開されているテンプレートを利用しよう

各種資料や、書類の元データは多くは「テンプレート」として、多くWeb上で公開されています。

それらを利用すれば、自分ではExcelの凝ったファイルを作れなくとも、Excelをフル活用することができます。

もちろん、Wordのテンプレートなども多数公開されており、Officeソフトを使うにあたって、非常に便利です。

自分で作ろうとすると、業務の合間を縫って作業すると1日仕事になるであろう便利使いやすく見栄えもいいExcelファイルを使うことができます。

「無ければ作ればいい」の精神は裏を返せば「あるなら有効活用させてもらえばいい」ということにも言い換えることができます。

テンプレートがダウンロードできるサイトをご紹介

MSOffice公式


http://www.microsoft.com/ja-jp/office/

↑スタイルカタログからテンプレートをダウンロードできます。

MicrosoftのMSOffice公式サイトでは、各種Officeソフト用のテンプレートが多数公開されています。
一般的な用途のテンプレートなら、ここで見つからないものはないレベルで充実しています。

もちろん、Microsoftご謹製のテンプレートなので、Officeの機能をふんだんに使った使いやすく見栄えもいいテンプレート揃いです。

ちょっとOfficeに詳しい程度の人では作れないレベルの高品質なテンプレートが手に入ります。

難点を挙げると、高度にマクロが使用されていたりレイアウトが凝ってるので、改変がちょっとしにくい一面もあります。
もちろん、そのまま使うのであれば最上のテンプレートといえるでしょう。

とりあえず、最初に公式を調べてみることをおすすめします。

ホウフリンク

http://hofu.link/#top

さまざまなテンプレートがダウンロードできます。

取り扱っているテンプレートはWord・Excelのファイルと共にPDF形式でもダウンロードできるので、そのまま印刷して手書きで記入するのにも使うことができます。

今回の話とは逸れますが、Officeを持っていない人でも、PDF形式を印刷する用にこのサイトは価値があります。

MSOffice形式だけでなく、LibreOffice用のテンプレートも豊富にあるので、LibreOfficeを使っているという人にもぜひオススメしたいサイトです。

Bizocean(ビズオーシャン)

http://www.bizocean.jp/

このサイトの「書式の王様」ページでは非常に豊富なWord・Excel・PowerPointのテンプレートがダウンロードできます。

同じ種類の書類でも、複数の種類があり、自分の好みや目的に合わせて選んで使用することができます。

汎用性の高いシンプルなものから、ちょっと凝ったデザインのものなどいろいろ用意されています。
必要なテンプレートはこのサイトでほとんど見つかると言っても言い過ぎではありません。

なお、利用には無料会員登録が必要です。

使うテンプレートは統一しておこう

紹介したサイトだけでも数々のテンプレートが見つかると思います。

ここまでいっぱい見つかると、今度は逆に多すぎでどれがどれか分からないという事にもなりかねません。

こういった色んなファイルを扱う時のポイントとして「どれを使うかは統一しておく」ということが大切です。

自分一人で使う場合でもそうですし、会社で利用する場合などはなおさらです。
部署ごとに違うテンプレートを使っていては混乱を招くので、統一することが大切です。
方法としては、共用のフォルダにテンプレートの原本を保存しておいて、それと同じテンプレートを使用するというのがベターです。

誰か1人管理する人を置いておくのもいいですね、あんまり複数人で管理すると逆に混乱するので、誰かセンスのある人に「ウチの会社ではこのテンプレートを使用する」と決めておいてもらうとわかりやすくなります。

もっとも、そこまで大人数の会社なら、誰か1人はExcel職人が居て、会社用のテンプレートを作ってくれたりするものですが…

改変や再配布の注意点を確認しておこう

これらの配布されている無料のテンプレートにはいくつか利用規約があります。

多くの場合は

  • 無料で利用できるが著作権は作者にあり放棄していない
  • 改変、再配布は認められない
  • 商用利用は不可

といった、ところです。

商用といっても「勝手に販売してはいけません」「勝手に広く配布しちゃいけません」ということで仕事に使う分には認められています。

もっとも、仕事で使えないならこれらのテンプレートはあんまり役に立たないでしょうから…

具体的にどういう用途なら認められているかは各サイトで確認するとして、大まかには

  • 社内で使う書類
  • 取引先などに渡す書類

といった用途なら問題ありません。

要するに普通に使う分にはほとんど問題になることはないので、便利なOfficeのテンプレートを仕事に活用しましょう。

2015/10/09 21:35:09

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